DOCUWARE 4.5

Dokumenten-Management für 5 - 5000 User

DocuWare 4.5 ist die Basissoftware für Dokumenten-Management und elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen, Korrespondenz, E-Mails, Dokumentationen, Zeichnungen und allen sonstigen Dokumenten. Vollständiger Funktionsumfang, einfache Administration und Bedienung, hohe Integrationsfähigkeit und absolute Sicherheit zeichnen DocuWare aus.

Viele einzigartige Funktionen erleichtern die Anwendung: Vorindexieren, Direktauswahl verschiedener einstellbarer Scanner- und Druckerkonfigurationen, frei plazierbares Anzeigefenster, Speicherung der Fenstergrößen und -positionen, schnelle Bedienung mit Maus oder Tastatur, feste oder dynamische Auswahllisten für die Schlagwortvergabe, Eindeutigkeitsprüfung, Benutzerwechsel während des Programmlaufes, hierarchisches Speichermanagement u.v.m.

Scannen Sie Dokumente oder importieren Sie sie als Dateien, die mit anderen Programmen erstellt wurden.

Erfassen, Indexieren und Archivieren
Dokumente, die in Papierform vorliegen, wie eingehende Briefe oder Rechnungen, werden per Scanner oder Digitalkopierer erfasst. Dabei gelangen sie zu-nächst in den elektronischen Briefkorb, wo sie sortiert und geheftet werden. Zum Vergeben von Ordnungs- und Suchkriterien, den sogenannten Indexbegriffen, bietet DocuWare komfortable Funktionen, die das anschließende schnelle Ablegen im elektronischen Archiv erlauben. Aus Word, Excel und PowerPoint werden Dateien auf Knopfdruck direkt in DocuWare-Archive abgelegt.
E-Mails indexiert DocuWare automatisch und legt sie im Archiv ab.
Mit dem TIFFMAKER werden Dokumente beim Drucken aus beliebigen Windows-Anwendungen im Hintergrund mit Indexbegriffen versehen und automatisch archiviert. Formulare und Briefbögen, die beim Drucken verwendet werden, können dabei elektronisch hinterlegt werden.
Nach der Archivierung stehen sämtliche Dokumente allen berechtigten Benutzern sofort im Netzwerk zur Verfügung.

Recherche und Bearbeitung
Das Finden von Dokumenten im Archiv erfolgt in Sekundenschnelle. Dabei kann immer nach dem vom System automatisch vergebenen Ablagedatum, nach jedem der vergebenen Indexbegriffe sowie im Volltext nach beliebigen Wörtern oder Zahlen aus dem Text der Dokumente recherchiert werden.
Da der Zugriff auf archivierte Dokumente von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig möglich ist, wird nie ein Dokument vergriffen sein. Auch können Dokumente nicht wieder falsch eingeordnet werden.
Der DocuWare Viewer zeigt gescannte Farb- und Schwarz-Weiß-Dokumente sowie die gängigsten PC-Dateien an. Die Suchbegriffe werden dabei als Fundstellen im Text markiert.

Im Viewer können in gescannten Dokumenten beliebige Bereiche markiert und über die Zwischenablage als Grafik oder Text in andere Windows-Programme übernommen werden.

Archivierte Dokumente können direkt aus der Eurofib für Windows angezeigt werden.

Eingehende Faxe
Eingehende Faxe werden von einem Faxmodem empfangen, ausgedruckt und im elektronischen Fax-Archiv abgelegt. Ergänzend oder alternativ zum Ausdruck sendet DocuWare die Faxe zur Poststelle, von wo sie per E-Mail an die jeweiligen Empfänger verteilt werden.

Dokumentenbearbeitung und Stempelfunktion
Dokumente können mit farbigen Markierungen, Texten, Unterstreichungen und individuell erstellbaren Stempeln, auch Signaturstempeln, versehen werden. Dies geschieht auf ein- und ausblendbaren Overlays in fünf Ebenen, wodurch das Dokument selbst unverändert bleibt. So besteht z.B. die Möglichkeit, ein eingegangenes Fax direkt am PC zu kommentieren und sofort vom PC aus zurückzufaxen.

Dokumentenechtheit
Dokumente können mit DocuWare fälschungssicher archiviert werden. Realisiert wird dies durch eine verschlüsselte Dokumenten-Checksumme.
DocuWare wird hiermit zum idealen Aufbewahrungsort für Urkunden, Verträge und alles, was revisionssicher aufbewahrt werden muss.

E-Mail-Korrespondenz
Sämtliche Dokumente, Nachrichten und auch gesprochene Informationen lassen sich mit DocuWare im Netzwerk versenden. Durch die integrierte MAPI-Schnittstelle werden Schriftstücke per E-Mail versendet und empfangen, selbst wenn der Mail-Partner nicht DocuWare einsetzt.
E-Mails, die über Microsoft Outlook empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Indexkriterien werden dafür frei definierbare Begriffe wie „Mail-Eingang“ und Objekteigenschaften der E-Mail wie Absenderadresse und Betreff übernommen. Der vollständige Absender- oder Empfängername kann anhand der E-Mail-Adresse über die bereits in DocuWare abgelegten E-Mails automatisch ermittelt und ergänzt werden.

Administration
DocuWare zeichnet sich durch eine besonders einfache und intuitiv zu bedienende Administration aus. Zu jeder Funktion steht zudem eine leicht verständliche Erklärung in der Online-Hilfe zur Verfügung. Die als PDF-Datei beiliegende Technische Dokumentation bietet darüber hinaus stets aktuelle und umfassende Hintergrundinformationen.
Benutzerkonten und -gruppen kann DocuWare automatisch vom Windows Netzwerk-Betriebssystem übernehmen, wodurch keine doppelte Benutzerverwaltung nötig ist. Beim Start am Client-PC übernimmt DocuWare die Anmeldekennung des aktuellen Benutzers.
Leistungsfähige und einfach zu bedienende Werkzeuge ermöglichen die schnelle Umorganisation von Archiven oder Teilen daraus auf andere Datenträger, Server oder Jukeboxen. DocuWare setzt dabei ausschließlich auf Standard-Schnittstellen der gängigen Netzwerk-Betriebssysteme auf.
Zum schnellen Finden von Dokumenten verwaltet DocuWare die Indexbegriffe und den Volltextindex im integrierten Microsoft SQL-Server. Für Einzelplatzanwendungen, z.B. auf Notebooks oder für Archive auf CD, ist eine sehr schnelle dateibasierte Datenbank integriert. Über ODBC werden weitere Datenbanksysteme unterstützt.
DocuWare speichert alle Datenbankinformationen zusätzlich mit den Dokumentdateien selbst ab. Dadurch kann es bei Datenbankdefekten und sogar bei Totalausfall die Datenbank wieder vollständig herstellen. Maximale Dokument- und Datensicherheit ist also gewährleistet.

Urheberrechtsschutz
Optionales markieren gescannter Dokumente in der Datenbank als "urheberrechtlich geschützt"
Verhinderung des Simultanzugriffs auf urheberrechtlich geschützte Dokumente
Beschränkung des Ausdrucks urheberrechtlich geschützter Dokumente auf einzelne Seiten
Kennzeichnung ausgedruckter Seiten mit Hinweis auf Kopierverbot

Integrierbarkeit
DocuWare kann alle Anwendungen, die Dokumente erzeugen oder abfragen, integrieren. Neben dem TIFFMAKER, der beliebige Windows Druckausgaben archiviert, werden mit den nachfolgend beschriebenen Zusatzmodulen COLD/READ und ACTIVE IMPORT alle übrigen Dokumente automatisch übernommen. Die Anzeige archivierter Dokumente direkt aus anderen Anwendungen ist mit DocuWare LINK oder durch Programmierung auf Basis des DocuWare TOOLKITs möglich.

Archive auf CD und DVD
Mit DocuWare kann jederzeit ein Archiv oder ein Teil daraus auf CD oder DVD kopiert oder verschoben werden. Dabei wird das Archiv und optional dazu die Recherchedatenbank sowie die Abfragesoftware DocuWare CDREQUEST auf CD oder DVD übertragen. Direkt von dieser CD/DVD aus können die Dokumente mit einem beliebigen Windows-PC, auf dem DocuWare nicht installiert zu sein braucht, komfortabel recherchiert werden („selbsttragendes Archiv“).

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